Organisation neu denken

Session 01: Strategien gegen Information-Overflow, Datenchaos und Bürokratie

Impulsgeberin: Susanne Gregori

Veränderung muss nicht als großes Projekt starten. Oft beginnt sie im Kleinen. Genau dafür steht die „1 %-Regel“: Einzelne Prozesse werden im Alltag um nur ein Prozent verbessert. Schritt für Schritt summieren sich die kleinen Fortschritte zu einer spürbaren Gesamtwirkung. Die kleinen Schritte senken den Perfektionsdruck, schaffen neue Routinen und steigern die Gesamteffizienz langfristig und nachhaltig.

In einer Zeit, in der Tourismusorganisationen zwischen Dauererreichbarkeit und einer Flut an digitalen Werkzeugen navigieren, wird Klarheit zur entscheidenden Leadership-Aufgabe.

Susanne Gregori: Digitale Reibung ist das Problem

Susanne Gregori machte in ihrem Impuls zur 1. Session im Themenstrang „Organisation neu denken“ deutlich: Das Problem sind meist nicht fehlende Tools. Das Problem ist ein überfüllter Alltag. Entlastung wird damit zu einer strategischen Kompetenz. Ihr Credo: „Digitalisierung ist nicht das Problem. Digitale Reibung ist das Problem.“

Susanne identifizierte drei zentrale Belastungsfelder, die die Produktivität im Arbeitsalltag lähmen:

  • Information-Overflow: Die Flut an Kanälen (Mail, WhatsApp, Teams, Tools, Social Media etc.) führt zu mentaler Überlastung und zerhackten Arbeitstagen ohne Fokuszeit.
  • Datenchaos: Informationen liegen an vielen Orten (Excel, PMS, CMS, Buchungssystem etc.). Das schürt Unsicherheit, Fehler und Misstrauen in die Zahlen.
  • Bürokratie: Historisch gewachsene Prozesse und immer neue Dokumentationspflichten kosten Zeit. Trotz hoher Belastung und Arbeitseinsatz entsteht oft wenig Fortschritt.
Tool-Tipp

Aktivierung der Fokuszeit- und „Nicht stören“-Funktionen in Microsoft Outlook und Teams oder am MacBook. Durch das automatisierte Blocken von täglichen 90-Minuten-Zeitfenstern im Kalender wird Multitasking unterbunden und die kognitive Belastung nachweislich gesenkt.

Die Teilnehmenden bestätigten: Das Problem ist auch nach ihrer Erfahrung meist nicht eine mangelhafte Selbstorganisation, sondern ein System, das auf Reibung ausgelegt ist. Die Folgen im Arbeitsalltag sind weitreichend:

  • Es entstehen versteckte Kosten durch Zeitverlust und Qualitätsprobleme.
  • Das Vertrauen in Prozesse sinkt. Die Motivation der Mitarbeitenden leidet.
  • Meetings sind schlecht strukturiert, werden „fremdgesteuert“ in den Kalender eingetragen.
  • Ständige Erreichbarkeit verhindert konzentriertes Arbeiten.

Konkrete Maßnahmen gegen Informations-Overload

Kanäle reduzieren: E-Mail extern, Teams/ Slack intern, Projekttool für Aufgaben – keine Parallelnutzung. Social Web-Apps, die am Smartphone viel Zeit kosten (z. B. LinkedIn) löschen und nur noch am Desktop nutzen.

  • Klare Betreffzeilen in E-Mails: Jede Mail erhält ein Präfix wie [INFO], [ENTSCHEIDUNG] oder [TO-DO].
  • CC-Verbot: Menschen nur in CC setzen, wenn sie die Information wirklich brauchen – keine Absicherungskommunikation.
  • Meeting-Governance: Einführung verbindlicher Spielregeln – kein Termin ohne klare Agenda, Ziel und Ergebnisprotokoll. Jeder Termin endet mit Klarheit: Was wurde entschieden? Wer macht was bis wann?
  • Tägliche Fokuszeit: Jeden Tag mindestens 60 – 90 Minuten ohne Meetings und Nachrichteneingang für die wichtigsten Aufgaben reservieren.
  • Wöchentliche Top 3: Jeden Montag drei Prioritäten festlegen, die in der Woche wirklich fertig werden müssen.
  • Subtraktions-Frage: Bei neu zugewiesenen Aufgaben aktiv fragen: „Welche andere Aufgabe verschieben oder streichen wir dafür?“.
  • Standard-Vorlagen: Templates für wiederkehrende Prozesse (Updates, Briefings, Protokolle) nutzen.
  • Zentrale Aufgabenliste: Aufgaben nicht in Mails oder im Kopf sammeln, sondern in einer Liste, am besten mit Verantwortlichkeit und Status.
  • Weglass-Wednesday: An einem festen Mittwoch im Monat gemeinsam im Team prüfen, welche Meetings, To-dos oder Reports ohne negative Auswirkungen gestrichen werden könnten – und das dann auch tun.

Der Fokus liegt auf positiver Entlastung, der Reduzierung von unnötigem Ballast im Alltag und der Stärkung sozialer Beziehungen im Team. Bernd Reutemann: „Wer weiter im Overload-Modus verharrt, riskiert die Gesundheit der Mitarbeitenden, innere Kündigung oder „stille Abwanderung“ und verliert an Innovationskraft.“ Sein Fazit: „Klarheit ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer strategischen Entscheidung. Wer das Unnötige weglässt, schafft den Raum für wirksames Handeln und die Gestaltung der Zukunft.“

Wer im Overload-Modus verharrt, riskiert die Gesundheit der Mitarbeitenden und verliert an Innovationskraft.

– Susanne Gregori, secra bookings