Organisation neu denken

Session 04: Wie KI den Unternehmer:innen-Alltag verändert – von Prozessen bis Entscheidungsfindung

Impulsgeber: Friedemann Schütz

KI verändert den Unternehmer:innen‑Alltag im Tourismus durch Automatisierung repetitiver Prozesse, prädiktive Entscheidungsunterstützung und neue Governance‑Anforderungen. Künstliche Intelligenz wird zum Treiber für Effizienz, Personalisierung und strategische Entscheidungen.

KI verändert den Unternehmer:innen‑Alltag im Tourismus derzeit schneller als die internen Prozesse in den meisten Betrieben mithalten können. Für Hotellerie, Destination Management und Erlebnisanbieter geht es längst nicht mehr um ein „Ob“, sondern um ein sehr konkretes „Wie“ und „Mit welchen Folgen“.

Friedemann Schütz: KI nicht als Insellösung anlegen!

„KI ist kein Tool, das man einkauft – es ist eine Haltung, mit der bestehende Abläufe neu gedacht werden“, gab Automation Expert und n8n- Ambassador Friedemann Schütz in seinem Impuls zu bedenken. Ein oft gemachter Fehler sei das Schaffen von isolierten KI-Insellösungen. Denn KI entfaltet ihre positive Wirkung dort, wo heute schon gearbeitet wird – in bestehenden Prozessen und Tools, nicht als drittes Fenster daneben. Aber: Schlechte Prozesse werden durch KI nicht besser, nur schneller schlecht.

Ein zentraler Pfeiler für den erfolgreichen Einsatz von KI ist die digitale Souveränität: Unternehmer:innen müssen verstehen, welche Daten sie aus der Hand geben und ob die eingeübten Prozesse nach der Übernahme durch KI noch nachvollziehbar bleiben. Es geht darum, Routine-Aufgaben wie E-Mail-Workflows, Wissensmanagement oder Datenvalidierung an digitale „Kollegen“ (KI-Agenten) zu delegieren, damit der Mensch wieder Raum für echte Entscheidungen gewinnt.

Der Mensch entscheidet, die KI entlastet

– Friedemann Schütz, n8n Ambassador

Tool-Tipps

  • n8n.io: Eine extrem flexible, datenschutzfreundliche AutomatisierungsPlattform (Low-Code/ No-Code), mit der komplexe Workflows (z. B. die automatische Übergabe von E-MailInhalten an das CRM-System) nahtlos und ohne Programmierkenntnisse verknüpft werden können.
  • Langdock: Eine in Berlin entwickelte, ISO 27001-zertifizierte EnterpriseAI-Plattform. Sie ermöglicht Unternehmen den Einsatz von KI-Chats und Agenten-Workflows, wobei interne Datenquellen (z. B. SharePoint oder Wikis) datenschutzkonform angebunden werden können.
  • FLOWWER (DATEV-Marktplatz-Partner): Ein cloudbasiertes Tool für den digitalen Freigabeprozess von Eingangsrechnungen (inkl. E-Rechnungen). Dank selbstlernender OCR-Datenextraktion und einer direkten Schnittstelle werden die Daten perfekt vorkontiert an DATEV Unternehmen online übergeben.

Wo KI helfen könnte

In fünf Arbeitsgruppen analysierten die Teilnehmenden im Anschluss an den Impuls zunächst, bei welchen Prozessen KI sinnvollerweise „Zeitfresser“ eliminieren könnte. Das Ergebnis:

  • Kommunikations-Overload: Das E-Mail-Postfach mit kurzfristigen Deadlines und die mühsame Terminabstimmung (intern wie extern).
  • Prozess-Vakuum: Komplexe Probleme (wie ineffiziente Ausschreibungsprozesse) lassen sich digital nicht lösen, wenn der analoge Prozess dahinter fehlt oder undokumentiert ist.
  • Die Daten-Hürde: Automatisierung benötigt eine extrem hohe Datenqualität. Unvollständige Eingaben von Gästen, fehlende Stammdaten von Leistungsanbietern oder Medienbrüche bei Ausschreibungen (manuelle PDFSichtung) blockieren den Fortschritt und führen zu Fehlern.
  • Dokumentations-Stau: Das Erstellen von Meeting-Notizen, Protokollen von Gremiensitzungen und die anschließende Verteilung von To-dos benötigen massive Ressourcen.
  • Analoge Bremsen in der Verwaltung: Von Reisekostenabrechnungen über das Sortieren von Rechnungen bis hin zu Steuerberater-Belegen, die noch immer „auf A4 geklebt“ werden müssen.

Wie KI und Mensch sinnvoll zusammen wirken können

Danach wurde gemeinsam eine KI-Governance für die Zusammenarbeit von KI und Mensch im Alltag erarbeitet. Die goldene Regel dabei: Standardisierbares geht an die KI, Emotionales und Riskantes bleibt beim Menschen.

KI-Governance: Wer übernimmt welche Aufgabe?

Modus Aufgabenbereiche
KI only
(vollautomatisiert)		 Stammdaten- & Vertragsbearbeitung, Systemverknüpfungen, Leadpflege, Erstellung von Statistiken, Dokumentationen, Adresschecks im CRM.
KI + Mensch
(Co-Pilot)		 Newsletter-Erstellung, Social Media Content, E-Mail-Postfach-Strukturierung, Protokollführung, Stakeholder-Berichte, Kampagnenplanung, Wissensmanagement, Beschwerdemanagement (Entwürfe durch KI).
Mensch only
(Human Touch)		 Akquise-Anrufe, individuelle Telefonate, emotionale Ansprache, finale Freigabe („Schulterblick“), sensible Verhandlungen.

So kann Integration von KI gelingen

Um die KI-Integration pragmatisch anzugehen, wurden konkrete technische Pfade und Methoden identifiziert:

  • SOP-Agent: KI-gestützte Erstellung von Standard Operating Procedures (SOP), um Wissen im Team zu sichern. Dazu z. B. einen Kernprozess live mitschreiben, fotografieren und als einseitige Standard-Arbeitsanweisung im Team teilen.
  • E-Mail-Triage: Automatisierte Vorsortierung und Entwurfserstellung für Anfragen (z. B. via Outlook-Integration).
  • Automatisierte Protokoll-Korrektur: KI-Agenten nutzen, um Gremienprotokolle aus Transkripten zu erstellen oder bestehende Entwürfe zu korrigieren.
  • Rechnungssortierer: Automatisierte Vorbereitung und Kategorisierung von Belegen für die Buchhaltung (Schnittstelle zu DATEV).
  • Kreativer Service-Assistent: Einsatz von Custom GPTs für originelle Gäste-Services (z. B. „Tägliche Weinempfehlung passend zum aktuellen Menü“).
  • CRM-Adress-Check: KI-Agenten prüfen und bereinigen kontinuierlich Adressdaten und Stammdaten in den Systemen.
  • Interdisziplinärer KI-Stammtisch: Regelmäßiger Austausch im Team, um neue Möglichkeiten aufzuzeigen und die „German Angst“ durch Erfolgserlebnisse zu ersetzen. KI darf nicht mit einer einzelnen Person sterben. Sie muss durch Schulungen, Dokumentation und einen interdisziplinären Steuerkreis im Team verankert werden.
  • Automatisierungs-Plattformen: Nutzung von Tools wie n8n oder Copilot, um Workflows (z. B. E-Mail zu CRM) ohne Programmierung zu verknüpfen.
  • Spezialisierte Agenten: Einsatz der Langdock-Plattform für internes Wissensmanagement oder von Flowwer-Software zur Anbindung an DATEV.
  • Human in the Loop: Verankerung von Kontrollpunkten, in denen der Mensch KI-Entwürfe validiert, um die gewünschte Qualität sicherzustellen und Haftungsrisiken zu minimieren.
  • Prozess-Check: Einen Kernprozess wählen (z. B. Ausschreibungseingang) und granulare Prozessschritte definieren. Auf Basis der detaillierten Prozessbeschreibung kann eine mögliche Effizienzsteigerung durch KI definiert werden.
  • Motivation schaffen: Gästen und Partnern einen klaren Nutzen bieten (Belohnung), wenn sie Daten in der benötigten Qualität liefern.

Zentrale Erkenntnis: KI ist der Hebel, um aus Effizienz echte Qualität und Souveränität zu machen. Wer aufhört, das Chaos zu automatisieren und stattdessen auf klare Prozesse als Fundament setzt, macht damit die Technologie zum wertvollsten Kollegen im Team.